Ydelser indenfor
udstillings- og konferenceadministration
Vi gør det let at holde konferencer
ConEx er specialiseret i planlægning og afvikling af udstillinger, sponsoraktiviteter og deltageradministration i forbindelse med sundhedsfaglige møder og kongresser. Vi går ind som en aktiv partner gennem hele processen – fra salg af stande og sponsorater til registrering af deltagere og praktisk afvikling på selve dagen – støttet af et erfarent team.
Sådan arbejder vi med udstilling og sponsorater
Når I overvejer at udbyde udstilling og sponsorater ved jeres næste møde, anbefaler vi, at I tager højde for følgende:
- Tæt samarbejde: Vi indgår som aktiv partner i planlægnings- og afviklingsfasen og holder løbende kontakt med jer og udstillerne.
- Professionel administration: ConEx håndterer al kommunikation med udstillere og udstillingsstedet, herunder tilmelding, standplacering og udsendelse af invitationsmateriale.
- Sponsorhåndtering: Vi står også for administration af sponsorater – fra udarbejdelse af sponsorinvitation og kontrakter til indhentning af materiale (logo, indlæg til konferencekit, skiltning, slides mm.), fakturering og sikring af overholdelse af ENLI-reglerne.
- Regeloverholdelse: Vi sikrer, at både udstilling og sponsorater overholder gældende regler og branchestandarder, inkl. lægemiddelkodekset og ENLI.
- Optimering af areal og placering: Vi udarbejder standtegning og forestår standfordeling i tæt dialog med arrangør og udstillingssted.
- Tilstedeværelse under opsætning: Vi er fysisk til stede under opsætning af standene – men ikke under nedtagningen, som derfor bør planlægges klart på forhånd.
- Valg af venue: Det er vigtigt, at udstillingen kan afholdes i umiddelbar nærhed af det faglige lokale, og at forplejningen serveres i udstillingsområdet – det skaber liv og aktivitet hos udstillerne.
- Overnatning: Når der forhandles hotelpriser til deltagerne, husker vi også at afsætte et par værelser til udstillerne, så de kan være tæt på deres stand og deltagerne.
- Ligeværdighed og anerkendelse: Udstillerne får størst succes, når de betragtes og behandles som ligeværdige deltagere i arrangementet – både af selskabet og af hotellet.
- Økonomisk model: Vores honorar udgør en procentdel af den samlede standomsætning. Vi tjener kun penge, hvis vi sælger stande, og arbejder derfor målrettet på maksimal tilslutning og tilfredshed blandt udstillerne.
- Pauselængder og program: For at sikre udstillerne optimal synlighed har vi behov for formiddags- og eftermiddagspauser på minimum 45 minutter samt en frokostpause, hvor forplejningen serveres blandt udstillerne.
- Planlægningsgrundlag: Vi beder om at få tilsendt program og budget i god tid, så vi kan planlægge og optimere udstillingen og sponsoraktiviteterne effektivt.
Det praktiske arbejde omfatter desuden
- Opbygning og vedligeholdelse af udstiller- og sponsordatabaser
- Udarbejdelse af sponsorpakker og standplaner/
udstillingsguides - ROI-assistance til sponsorer
- Markedsføring af udstillingen på relevante kanaler
- Risikovurdering samt sundhed og sikkerhed på dagen
Deltageradministration
Ud over udstillings- og sponsoradministration kan ConEx også stå for den praktiske administration omkring jeres deltagere, så I kan koncentrere jer om det faglige program:
- Deltagerregistrering: Vi opsætter og administrerer en online tilmeldingsside, hvor deltagerne registrerer sig og eventuelt vælger sessioner eller workshops. Vi sender bekræftelser og løbende advisering til deltagerne (praktisk information, påmindelser mv.), holder styr på afbud, ændringer og eventuel venteliste, og leverer opdaterede deltagerlister og statistik undervejs.
- Navneskilte og check-in: Vi designer og printer navneskilte og står for check-in af deltagerne ved ankomst, så registreringen glider let på selve dagen.
- Opkrævning af betaling: Vi håndterer opkrævning af deltagergebyrer og andre betalinger i forbindelse med arrangementet.
- Værelsesfordeling: Vi koordinerer fordelingen af hotelværelser mellem deltagerne (og udstillerne, jf. ovenfor) i tæt dialog med hotellet.
- Madpræferencer: Vi indsamler deltagernes madpræferencer og eventuelle allergier og formidler dem videre til cateringleverandøren, så alle får den rette forplejning.
- Fællestransport: Vi kan arrangere fællestransport for deltagerne, fx bus mellem lufthavn/station, hotel og konferencested, herunder opsamlingssteder og køreplan.
- Datahåndtering og GDPR: Vi behandler alle deltageroplysninger fortroligt og i overensstemmelse med GDPR, herunder databehandleraftale og sikker opbevaring og sletning af data.
Tilkøbsmuligheder
Har I brug for ekstra hjælp, tilbyder vi følgende tilkøb (alle priser er ekskl. moms):
Håndtering af venues og hotelkontrakt - 10.000 kr.
Fast pris. ConEx indhenter tilbud fra relevante venues og hoteller, vurderer mulighederne, forhandler betingelser og indgår den endelige kontrakt, inkl. koordination af logistik og særlige behov.
Håndtering af sponsorater - 5.000 kr. pr. sponsorat
Inkluderer kontraktforhandling, compliance-sikring og administration af eventuelle stande.
Ekstra initiativer for bedre mødeoplevelser - 600 kr. pr. time
Timeantal aftales på forhånd. Skab unikke interaktionsmuligheder mellem deltagere og udstillere, f.eks.:
- Innovation walks: Guidede ture, hvor relevante firmaer præsenterer deres produkter for målgruppen. ConEx indhenter oplysninger fra firmaerne og udarbejder en skabelon for gennemførslen.
- 5-minutters programindlæg: Kort præsentation af udstillere under selve programmet.
- Tip en 13’er: ConEx indhenter spørgsmål fra de udstillende virksomheder og udarbejder en engagerende quiz til deltagerne, inkl. opsætning af spørgsmål, design af materialer og administration på dagen.
- Andre skræddersyede initiativer: Udarbejdes i tæt dialog med kunden.
Vores fokus
Mål
At sundhedsfaglige personer og virksomheder samarbejder til gavn for det danske sundhedsvæsen.
Vision
Ligeværdigt partnerskab mellem alle aktører i sundhedssektoren.
Værdi
Værdifulde samarbejder mellem sundhedsfaglige personer og virksomheder gavner i sidste ende patienterne.
Vil du høre mere?
Kontakt os
Vi står klar til at planlægge og eksekvere udstillingsadministrationen til din næste konference. Tag kontakt til os i dag for at høre mere om hvad vi kan gøre for dig og din organisation.